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Der Datenschutz betrifft auch Newsletter

Von Datenschutz.org, letzte Aktualisierung am: 22. August 2020

Das Wichtigste zum Datenschutz beim Newsletter in Kürze

  • Der Datenschutz ist im Bundesdatenschutzgesetz und den Gesetzen der Länder geregelt.
  • Auch Newsletter sind eine Form der Datenerhebung und -speicherung.
  • Die personenbezogenen Daten müssen ausreichend gesichert sein.

Wann ist ein Newsletter aus der Sicht des Datenschutzes relevant?

Newsletter wären ohne Datenschutz viel häufiger Ziel für Spam. Newsletter sind eine alte und bewährte Methode alle oder eine Auswahl von Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum zusammengefasst zu präsentieren. Doch gibt es auch, wenn bei einem E-Mail-Newsletter eine Anmeldung gemacht wird, rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen? Wie stehen Newsletter zum Datenschutz?

Ein Newsletter ist jede Form von regelmäßiger Berichtzusendung. Früher oft im kaufmännischen Kontext benutzt, versendet heutzutage beinahe jeder Verein und jede Interessensgruppe einen Newsletter an die Mitglieder und Interessierte. Im Internet besteht oft die Möglichkeit, sich für einen Newsletter anzumelden.

Gesetzliche Grundlage

Wie sehr der Datenschutz bei einem Newsletter greift hängt davon ab, was für Daten verarbeitet werden. Die Vorschriften ähneln denen für den Datenschutz auf einer Website. Dabei sind vor Allem die Daten relevant, die bei der Anmeldung eingegeben werden. Handelt es sich um personenbezogene Daten müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestimmt den Umfang der Maßnahmen für den Datenschutz.

Die Daten aus denen sich eine Liste für die Empfänger von Newslettern zusammensetzt kann sehr unterschiedlich sein. Die minimalste Version besteht aus der Email-Adresse. Aber auch andere Listen, die Email-Adressen enthalten können als Grundlage für einen Newsletter Verwendung finden. Datenschutz wirkt unabhängig vom Umfang der Daten und so ist bereits die Adresse ein personenbezogenes Datum, das ein Maß an Aufklärung und Sicherung notwendig macht.

§ 13 des Telemediengesetzes (TMG) besagt:

Der Diensteanbieter hat den Nutzer zu Beginn des Nutzungsvorgangs über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten sowie über die Verarbeitung seiner Daten […] in allgemein verständlicher Form zu unterrichten

Auch bei so etwas wie einem Newsletter ist der Datenschutz gesetzlich sichergestellt. Deswegen ist der automatisierte Versand von Newslettern die mit einem Klick gestartet werden nicht zulässig. Der Datenschutzhinweis ist beim Newsletter ebenso notwendig, wie bei jeder anderen Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Auch ein E-Mail-Newsletter muss rechtliche Vorgaben einhalten.

In diesem Hinweis muss dargelegt werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Weiter unten finden Sie für Ihren eigenen Newsletter ein Muster der Erklärung zum Datenschutz, wie sie aussehen könnte. Auf der Seite zum Thema Datenschutzerklärung finden Sie Vorlagen vollständiger Erklärungen zum downloaden.

Weitere Regeln für einen Newsletter

Ein Newsletter kann auch eine Form der Werbung darstellen, daher ist jeder Newsletter, der Rechtliches nicht einhält gesetzeswidrig und kann abgemahnt werden. Auch der vorschriftswidrige Umgang mit personenbezogenen Daten kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. So müssen Maßnahmen der Datensicherung ergriffen und gewährleistet werden.

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Besonders unlautere Anmeldeverfahren wie das Opt-out-Verfahren sind durch den Datenschutz beschränkt. Newsletter die auf diese Weise ihre Klienten sammeln, verstoßen gegen Datenschutz- und Wettbewerbsregeln. Anbieter von Newslettern müssen ständig auf die Möglichkeit hinweisen, dass das Angebot gekündigt werden kann.

Einwilligungsverfahren:
Um Sie in unseren Newsletter-Verteiler aufzunehmen, benötigen wir eine Bestätigung, dass Sie der Inhaber der angegebenen Email-Adresse sind und dass Sie mit dem Empfang des Newsletter einverstanden sind.

Verwendung der Daten:
Die erhobenen Daten dienen nur der Versendung des Newsletter und der Dokumentation Ihrer Zustimmung. Eine andere Verarbeitung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Widerrufsrecht:
Sie können den Newsletter und die Einwilligung zur Speicherung der Daten jederzeit widerrufen.

Datenschutzerklärung für einen Newsletter: Muster zum Download

Hier können Sie eine Vorlage einer Datenschutzerklärung für einen Email-Newsletter downloaden:

(66 Bewertungen, Durchschnitt: 4,26 von 5)

Ausgangsbeschränkung: Formloses Formular zur Bestätigung der Arbeitsstätte zum Download

Wegen der Corona-Krise ist in Bayern nun eine Ausgangsbeschränkung beschlossen worden.

Wege zum Arbeitsplatz sind zwar erlaubt, man muss bei Polizeikontrollen jedoch glaubhaft nachweisen, dass man auf dem Weg zur Arbeit ist. Das geht vermutlich am besten mit einem Schreiben des Arbeitgebers.

Diese Grafik darfst du gerne über meine Social-Media-Kanäle teilen: Facebook, Instagram, Linkedin

Deshalb habe ich auf die Schnelle ein formloses Formular zum kostenlosen Download für dich erstellt, damit du deinen Mitarbeitern bestätigen kannst, dass sie auf dem Weg zur Arbeit sind.

Ich hoffe, das Formular zur “Bestätigung zum Zwecke der Berufsausübung und der An- / Abfahrt vom Arbeitsort” hilft dir als Arbeitgeber und deinen Angestellten weiter.

Quelle: Plötzlich-Selbständig.de | Titelbild (Polizei): cocoparisienne

Ich freue mich von dir zu hören!

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Newsletter Datenschutz: Die ultimative DSGVO-Checkliste

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Was müssen Sie alles beachten, um den Newsletter-Datenschutz korrekt umzusetzen? Viele Versender fragen sich häufig vor dem Newsletter-Versand, ob ihr Newsletter den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Sollten Sie den Datenschutz beim E-Mail Marketing nicht beachten, droht unter Umständen eine Abmahnung. Damit Ihnen dies nicht passieren kann, haben wir eine kurze Checkliste für Ihr datenschutzkonformes E-Mail Marketing bzw. den Datenschutz beim Newsletter-Versand zusammengestellt:

Grundsätzlich müssen für rechts- und datenschutzkonformes E-Mail Marketing unterschiedliche Gesetze beachtet werden: u.a. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Telemediengesetz (TMG) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

Sehen wir uns im ersten Schritt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung in Bezug auf den Datenschutz beim Newsletter an:

Die DSGVO regelt, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Da die E-Mail-Adresse des Empfängers als personenbezogenes Datum gilt, fällt sie unter die DSGVO. Wer also E-Mail Marketing betreibt, muss den Datenschutz beachten.

1. Sorgfältige Auswahl des E-Mail-Marketing-Dienstleisters

Da Sie die personenbezogenen Daten an einen Dritten (z.B.: Newsletter2Go) zum Newsletter-Versand weitergeben, dürfen Sie den Newsletter-Datenschutz nicht außer Acht lassen. Der Versanddienstleister sollte sorgfältig nach den Datenschutzkriterien ausgewählt werden (siehe Art. 28ff. DSGVO). Nur so können Sie datenschutzkonformes E-Mail Marketing sicherstellen. Ein positives Kriterium für einen Dienstleister wäre zum Beispiel, in welchem Land die Daten gehostet werden (vorzugsweise Deutschland) und ob Sie einen sogenannten AV abschließen können, womit wir auch schon zum nächsten Datenschutz-Kriterium kommen:

2. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV) abschließen

Nach Art. 28ff. DSGVO sind Sie dazu verpflichtet, vor der Weitergabe personenbezogener Daten einen sogenannten Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Das heißt konkret, dass Sie einen AV mit Ihrem Versanddienstleister schriftlich oder elektronisch schließen sollten, bevor Sie Empfängerdaten in das Newsletter-System laden. Newsletter2Go bietet all seinen Kunden ein kostenloses AV-Muster, das schriftlich oder digital geschlossen werden kann.

3. Newsletter in Datenschutzerklärung aufnehmen

Damit sich Ihre Webseitenbesucher über die Verwendung ihrer Daten rechtskonform informieren können, sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung auf den Newsletter hinweisen. Hierbei empfiehlt es sich zu beschreiben, was der Kunde von der Anmeldung zum Newsletter erwarten darf und natürlich was mit den Daten passiert. Außerdem können Sie den Double-Opt-In-Prozess bei der Newsletter-Anmeldung in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen. Transparenz zahlt sich hier in der Regel aus. Daher empfiehlt es sich durchaus, die Newsletter Software (z.B.: Newsletter2Go) in der Datenschutzerklärung ebenfalls direkt zu benennen und zu verlinken. Machen Sie jedoch auch deutlich, dass Sie die erhobenen E-Mail-Adressen nicht verkaufen, dies schafft Vertrauen. Um also die rechtlichen Vorgaben zu beachten, sollten Sie den Newsletter und die Newsletter-Anmeldung in Ihrer Datenschutzerklärung aufnehmen. Einen Mustertext für das Thema Newsletter in Ihrer Datenschutzerklärung, finden Sie auch in Ihrem Account bei Newsletter2Go. Erstellen Sie sich dazu einfach einen kostenlosen Account.

Beherzigen Sie die Anforderungen der DSGVO und setzen Sie damit den Newsletter-Datenschutz rechtskonform um. Infolgedessen ist die Wahrscheinlichkeit einer Abmahnung oder eines Bußgeldes deutlich geringer. Nachdem wir die Anforderungen der DSGVO durchgegangen sind, kommen wir nun zum Anmeldeprozess des Newsletters.

4. Double-Opt-In-Anmeldung zum Newsletter

Die aktuelle Rechtslage sieht in Deutschland ein sogenanntes Double-Opt-In-(DOI) Anmeldeverfahren vor. Das bedeutet, dass ein Empfänger bei der Anmeldung zum Newsletter eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink bekommt, bevor er aktiv in dem Newsletter-Verteiler aufgenommen ist. Erst wenn der Empfänger nun auch den Bestätigungslink in der Bestätigungsmail geklickt hat, ist er aktiv in den Verteiler aufgenommen. Dies stellt sicher, dass fremde Personen oder zufällige E-Mail-Adressen nicht wahllos bei Newslettern angemeldet werden können. Mit dem Double-Opt-In-Verfahren können Sie der aktuellen Rechtslage einer „ausdrücklichen Einwilligung“ bei der Newsletter-Anmeldung gerecht werden.

5. Nachweis des Double-Opt-In / Einwilligung zum Newsletter

Damit Sie im Ernstfall gute Argumente für das Anschreiben eines Newsletter-Empfängers haben, sollten Sie das Datum und die Uhrzeit der Einwilligung zum Newsletter auf jeden Fall speichern. Wenn Sie dabei das Anmeldeformular zum Newsletter von Newsletter2Go benutzen, werden das Datum und die Uhrzeit der Einwilligung zum Newsletter automatisch für Sie von Newsletter2Go gespeichert. Sollten Sie nicht das Anmeldeformular von Newsletter2Go nutzen und den DOI-Prozess über ein anderes oder eigenes System abbilden, sollten Sie sich vergewissern, dass Uhrzeit und Datum der Newsletter-Anmeldung gespeichert werden müssen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

6. Nur E-Mail-Adresse als Pflichtfeld bei Newsletter-Anmeldung abfragen

Sie sollten zusätzlich beachten, dass bei der Newsletter-Anmeldung lediglich die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld abgefragt werden darf. Grundsätzlich ist es dabei empfehlenswert, nicht zu viele Daten abzufragen, da mit jedem weiteren Datenfeld in der Regel die Conversion-Rate zur Newsletter-Anmeldung sinkt.

7. Werbefreie DOI-E-Mails

Die sogenannten DOI-E-Mails (die Bestätigungsmails bei der Newsletter-Anmeldung) erfreuen sich in der Regel sehr hoher Öffnungsraten (> 80%). Damit werden sie automatisch attraktiv für das Einbinden von werblichen Inhalten, wie zum Beispiel Gutscheinen, Produktangeboten und Ähnlichem. Dies ist jedoch nicht erlaubt, da der Nutzer zu diesem Zeitpunkt noch nicht dem Erhalt von Werbung zugestimmt hat. Richterliche Urteile haben festgesetzt, dass höchstens das Unternehmenslogo in der DOI-Mail angezeigt werden darf (natürlich neben dem üblichen Text und Call-To-Action zur Newsletter-Anmeldung).

Ein Abmeldelink muss in jedem Ihrer werblichen Newsletter enthalten sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich der Empfänger mit nur einem Klick von dem Erhalt der Newsletter abmelden kann. Außerdem hat dies für Sie einen wesentlichen Vorteil: Sie müssen die Abmeldungen nicht manuell vornehmen, sondern können dies automatisch durch die Newsletter Software von Newsletter2Go verwalten lassen. Hinweis: Lassen Sie auch davon ab, nach der Abmeldung eine Abmeldebestätigung per E-Mail zu versenden. Dies mag vielleicht ein gut gemeinter Service sein, hat für den Newsletter-Empfänger allerdings wenig Nutzen und ist rechtlich unzulässig für Ihr E-Mail Marketing. Tipp: Die Newsletter Software von Newsletter2Go gibt Ihnen einen deutlichen Hinweis, sollten Sie einen Newsletter ohne Abmeldelink versenden wollen. Damit sind Sie also auf der sicheren Seite.

9. Impressum im Newsletter

Nicht zuletzt sollten Sie auch darauf achten, dass Ihr Newsletter ein Impressum enthält. Diese Notwendigkeit der Impressumspflicht im Newsletter sieht das Telemediengesetz (TMG) im § 5 vor. Klären Sie also darüber auf, wer der Absender des Newsletters ist (inkl. Anschrift und natürlich Abmeldelink). Der Footer des Newsletters ist für diese Informationen besonders gut geeignet.

Fazit:

Es gibt einige rechtliche Anforderungen im E-Mail Marketing, die Sie beachten sollten, um einer möglichen Abmahnung vorzubeugen. Wenn Sie sich dazu noch an den Grundsatz halten „Ich verschicke nur, was ich selbst gut finde“, sind rechtliche Beschwerden und Abmahnungen sehr unwahrscheinlich. Die teilweise verbreiteten rechtlichen Bedenken im E-Mail Marketing und beim Newsletter-Versand sind daher größtenteils unbegründet.

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